Tránh bỏ sót email quan trọng, tự động thêm một hoặc nhiều địa chỉ (cc) khi gửi email, hoãn việc gửi email, quản lý email bằng màu sắc, tự động xóa thư mục Deleted Items khi thoát . Các thủ thuật này áp dụng tốt cho phần mềm Microsoft Outlook, từ phiên bản 2007 trở đi.
1. Tránh bỏ sót email quan trọng bằng tính năng New Search Folder.
Với tính năng New Search Folder, người dùng thường xuyên nhận khối lượng lớn email hàng ngày vẫn có thể tìm kiếm và trả lời.
- Để sử dụng, chọn trình đơn File > New > Search Folder.
- Chọn “Create a custom Search Folder” và đặt tên cho thư mục trong khung Customize Search Folder
- Nút Choose ở bên cạnh để tùy biến thêm các điều kiện tìm kiếm mà bạn muốn đưa vào. Cuối cùng nhấn OK.
Bạn có thể tạo nhiều thư mục với các điều kiện khác nhau.
2. Tự động thêm một hoặc nhiều địa chỉ (cc) khi gửi email
Đây là một tính năng cực kỳ hữu ích khi bạn muốn những email trong hộp thư công việc của mình được tự động cc cho sếp hay những đồng nghiệp cùng nhóm làm việc.
- Chọn trình đơn Tools > Rules and Alerts và chọn New Rule để tạo một rule mới.
- Đánh dấu chọn Check message after sending, nhấn Next và Next.
- Chọn Yes khi có hộp thoại thông báo “This rule will be applied to every message you send…”.
- Chọn mục “Cc the message to people or distribution list” và hãy tạo một danh sách những địa chỉ email mà bạn muốn tự động điền cc mỗi khi gửi từ Outlook. Nhấn Next hai lần, và nhấn Finish để hoàn thành tạo rule.
3. Hoãn việc gửi email bằng tính năng Outlook Defer
Outlook Defer sẽ tự động lưu giữ email đó trong thư mục Outbox một khoảng thời gian rồi sau đó mới chính thức gửi đi, người dùng có thể lấy lại email để chỉnh sửa rồi gửi lại hay không gửi nữa.
- Chọn trình đơn Tools > Rules and Alerts và nhấn nút New Rule.
- Chọn “Check message after sending” và nhấn Next và Next
- Chọn Yes khi có hộp thoại thông báo “This rule will be applied to every message you send…”.
- Ở cửa sổ tiếp theo, chọn “defer delivery by a number of minutes” và chọn khoảng thời gian mà bạn muốn hoãn việc gửi email ở khung phía dưới. Nhấn nút Next, bỏ qua phần ngoại lệ, tiếp tục nhấn Next và cuối cùng nhấn Finish để hoàn thành.
4. Quản lý email bằng màu sắc
Giúp người dùng dễ dàng phân biệt những email cần tìm bằng những màu sắc khác nhau.
- Đầu tiên, hãy nhấn vào email cần tô màu và chọn trình đơn Tools > Organize.
- Một cửa sổ Ways to Organize Inbox sẽ xuất hiện ngay trên hộp thư Inbox.
- Chọn thẻ Using Color ở bên trái cửa sổ này, chọn màu muốn hiển thị và nhấn nút Apply Color.
Tương tự đặt màu khác cho những địa chỉ email còn lại.
5. Tự động xóa thư mục Deleted Items khi thoát
Giúp giải phóng không gian lưu trữ cho hộp thư.
- Chọn trình đơn Tools > Options.
- Trong thẻ Other, tại mục General, đánh dấu tùy chọn “Empty the Deleted Items folder upon exit”.
Nếu muốn Outlook xác nhận lại trước mỗi khi xóa hoàn toàn những email trong thư mục này, hãy chọn nút Advanced Options ngay phía dưới và chọn “Warn before permanently deleting items”.
Chúc các bạn thành công và đạt hiệu quả cao trong công việc.
